Tempos Modernos

Em um dos posts anteriores, apresentei os resultados do relatório Engagementdb, baseado na análise da profundidade do uso dos canais de mídia social pelas 100 marcas mais valiosas, segundo o ranking da BusinessWeek 2008. No entanto, o estudo focava no uso das redes sociais como ferramentas de comunicação e relacionamento com públicos externos, ficando um vácuo numa análise de melhores práticas em relação à comunicação interna ou inteligência corporativa. Será que os canais de mídia social podem ser internalizados ou adaptados para uso em processos de comunicação corporativa?

O termo Web 2.0 é uma roupagem nova para práticas consagradas (jQuery e Ajax tem suas raízes no Javascript e DHTML, lá nos anos 90), mas recursos empregados nos serviços que recebem esta denominação podem ser adaptados com o objetivo de melhorar a comunicação interna, gerenciar conhecimento, facilitar acesso à inteligência coletiva e memória corporativa, gerenciar processos com estímulo da produtividade e ser eficientes ferramentas organizacionais, como soluções de colaboração, gestão de conhecimento, comunicação interna e treinamento.

Para não ficar apenas no discurso, vamos destrinchar algumas possibilidades de uso. Deixemos claro, antes, que não vou falar de ferramenta X ou Y mas, sim, de suas filosofias e recursos. Isso não impede, claro, que eu dê algumas dicas de serviços gratuitos que você pode tentar implementar na sua empresa, mesmo que ainda não possua uma solução robusta de Intranet em funcionamento.

O que escreverei é baseado na minha experiência com um projeto de Portal Corporativo Interno e se você tem bons exemplos de utilização de recursos de Web 2.0 num ambiente corporativo, pode sentir-se a vontade para colaborar. Este não é um texto definitivo, apenas propostas de soluções. Clique abaixo para continuar lendo este post.

Colaboração e Inteligência Coletiva

Imagine uma empresa com ambientes independentes e que, às vezes, necessita criar grupos de trabalho multidisciplinares para conduzir alguns projetos. Imagine que, às vezes, estes grupos de trabalho contém integrantes que estão em filiais diferentes e que têm necessidade de se deslocar para participar destas reuniões. Ao final das reuniões, há a necessidade de escrever a ata e repassar aos participantes suas novas atribuições dentro dos projetos. Outro problema existente é organizar toda a informação gerada durante o processo (muita coisa se perde no meio da incessante troca de e-mails).

Uma intranet que possibilite a criação de grupos de trabalho com o uso integrado de Instant Messengers, wikis e fórums se apresenta como uma solução interessante. Pautas de trabalho podem ser criadas em wikis e debatidas através de conferências virtuais em Instant Messengers. Fórums se apresentam como ferramentas interessantes para discutir o andamento dos projetos, com possibilidade de dirimir as dúvidas que venham a surgir e as atualizações de pautas podem ser editadas pelos participantes no wiki. Ao final, a memória referente ao projeto encontra-se toda documentado e com fácil acesso aos participantes. O Wiki permite, inclusive, acesso a todas as versões da página do projeto.

Num planejamento de comunicação interna, por exemplo, pode-se utilizar um Wiki para, em tópicos, descrever todas as etapas da ação — objetivos, ações, orçamentos, elenco de veículos internos, etc –, permitindo a edição dos tópicos e atualização do andamento por parte dos colaboradores envolvidos, de forma organizada. As dúvidas que não encontram resposta num primeiro momento podem ser postadas em Fóruns.

Dicas de Sites úteis:

• Wikia é uma ferramenta gratuita de Wiki, com templates personalizados. Entre seus principais recursos, permite a integração com vídeos do Youtube (que tal encontrar referências para nortear um VT pra TV Corporativa ou para ação viral dentro da empresa?), uso de calendários (mão na roda para gerenciar prazos) e o envio de alterações no conteúdo das páginas wiki a todos os colaboradores envolvidos, por e-mail.
• Wikispaces é uma boa ferramenta para quem é acostumado a editores WYSIWYG já que, em uma interface bem simples, permite visualizar a página do Wiki enquanto se edita. Por ser simples, não demanda muito treinamento para se iniciar a utilização.
• O Meebo possui uma solução chamada Meebo Rooms, que permite a criação de salas de bate-papo e sua inserção nas páginas de sua Intranet. Na ausência de ferramentas de Instant Messaging, pode ser uma alternativa para conferências virtuais.

Gestão de Conhecimento e Memória Corporativa

Documentações referentes aos projetos e mesmo informações estratégicas para o público interno podem ser disponibilizadas com possibilidade de classificação semântica e por relevância. Para tanto, pode-se empregar técnicas de taxonomia e folksonomia de conteúdos e, também, atribuir rankings aos conteúdos disponibilizados. Desta forma, num primeiro momento, ao inserir determinado conteúdo, o usuário pode escolher palavras-chave específicas para classificá-lo. Num segundo momento, um usuário que achou aquela informação útil pode atribuir uma nota, permitindo inserí-la em um ranking.

Mas qual a utilidade disso? Ao classificar taxonomicamente um conteúdo, o usuário permite que se possa fazer uma busca por assunto muito mais eficiente, relacionando conteúdos e os localizando por similaridade de tema. Imagine, em uma busca, localizar rapidamente todos os conteúdos que tratem de um mesmo assunto como, por exemplo, como dirimir determinado problema que sabidamente já ocorrou antes.

E o ranking? Bem, uma vez que se saiba que determinada informação teve melhor aplicação, recebeu melhores notas e tem mais relevância dentro do grupo daqueles conteúdos relacionados a aquela palavra-chave, pode-se priorizar sua exibição nos resultados de busca, facilitando encontrar o melhor conteúdo dentro do universo de informação produzida internamente.

Inteligência Negocial

Dentro de uma organização, muitas informações produzidas por terceiros podem ser relevantes dentro dos processos de negócio. Por exemplo, um mapa com a distribuição de filiais ou mesmo de fornecedores, para prestadores de serviço ou mesmo informações atualizadas de cotações e indicadores financeiros. Estes conteúdos podem ser disponibilizados dentro das intranets a partir do uso de Mashups, Widgets e RSS.

Usando o exemplo de uma Assessoria de Comunicação, há a possibilidade de listar gráficas rápidas em um mapa, posicionando-as geograficamente (qual a gráfica mais próxima para imprimir rapidamente uma peça?) e mesmo atribuindo marcadores de cores diferentes, de acordo com a qualidade de impressão e velocidade na entrega do serviço a partir de experiências anteriores, tornando a informação disponível para os produtores gráficos e colaboradores que necessitam orçar estes serviços, dentro da organização.

A vantagem do uso de widgets e mashups é que seu processamento ocorre num servidor externo, sem prejudicar o desempenho do servidor de sua Intranet. Por outro lado, se fica a mercê da estabilidade destes servidores. Por isso, convém não utilizar para informações extremamente importantes para os processos de negócios.

O WikiCrimes é um exemplo de mashup baseado no Google Maps.

Dicas de sites úteis:

• O Conversor de Moedas do UOL Economia é um exemplo de widget interessante que pode ser útil para profissionais encarregados de orçamentos e pagamentos, por exemplo.
• O blog Google Maps Mania listou 100 coisas que você pode fazer com Mashups do Google. Vale conferir.

Identificação de Especialistas

O uso de Redes Sociais internas permite não apenas a melhoria do clima organizacional e do relacionamento entre os colaboradores. Pelo viés corporativo, são canais que permitem a colaboração, troca de conhecimentos e, algo útil para gestores, a identificação de especialistas.

Imagine que, em uma empresa grande, distribuída em várias filiais, pode ser necessário entrar em contato com um profissional que detenha um conhecimento específico para auxiliar a fechar um negócio. Os perfis dos colaboradores podem disponibilizar seus currículos, relação de projetos anteriores e grupos dos quais participam, interesses e amigos em comum. Da mesma forma, pode-se recomendar especialistas, facilitando a localização dos mesmos por suas especialidades e recomendações.

Dicas de sites úteis:

• Ning é uma das mais conhecidas ferramentas gratuitas de criação de redes sociais. É bastante flexível e permite a integração com muitas outras ferramentas online. É uma boa opção para quem está iniciando a implantação de uma rede social corporativa e não tem necessidade ainda de robustez e grandes funcionalidades.

E sua empresa? Tem boas experiências com o uso de recursos de web 2.0? Você conhece serviços úteis ou aplicações que não foram citadas? Compartilhe ou dê dicas nos comentários.

Gabriel Ramalho (Gabs) é publicitário e designer com particular experiência em Comunicação Integrada e Mídias Digitais, Planejamento e Execução de ações de Comunicação Interna e Análise de Planos de Mídia Web.

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